por CAITLIN MCCORMACK
Ser un Project Manager efectivo en el cambiante panorama de gestión de proyectos necesita más que solo tener la combinación correcta de rasgos personales y un conjunto de habilidades dedicado. Incluso los gerentes de proyecto experimentados tienen dificultades para supervisar con éxito los proyectos, porque cada tarea trae consigo nuevos desafíos y criterios diferentes.
Los gerentes de proyecto que han estado en el campo el tiempo suficiente estarán de acuerdo en que esta profesión necesita un delicado equilibrio entre ciencia y arte. La ciencia, como un conjunto de calificaciones profesionales, habilidades y conocimientos adquiridos a través de la experiencia, el trabajo duro y el estudio de por vida de este campo. El arte, como un talento inherente para el liderazgo, la organización, la comunicación y la creatividad con un ligero toque de intuición para prever problemas incluso antes de que surjan.
Para aquellos que a menudo encuentran desalentador el proceso de gestión de proyectos, aquí hay algunos consejos para ayudarlo a convertirse en un administrador de proyectos efectivo.
1. Prioriza tus habilidades blandas
Los gerentes de proyecto a menudo reciben un gran respeto por sus habilidades de liderazgo y, como resultado, las habilidades blandas son de gran importancia. Para ser un gerente de proyecto efectivo, debe poder obtener el mejor rendimiento de todos los miembros del equipo del proyecto. Es posible que necesiten asumir el papel de un entrenador, ayudando a todos los demás a trabajar juntos. Es posible que necesiten entablar conversaciones difíciles con las partes interesadas y los miembros del equipo. Todo esto requerirá un montón de habilidades blandas.
Además, el éxito de un proyecto dependerá significativamente de las habilidades de los miembros de su equipo. Los gerentes efectivos a menudo harán esfuerzos para conocer cada una de las debilidades y fortalezas inherentes de los miembros de su equipo a fin de asignar el respectivo trabajo. Priorizar las habilidades blandas y aprovechar las fortalezas de los miembros de su equipo garantizará la finalización rápida de la tarea y una mejor gestión del tiempo. Y con cada miembro del equipo dando lo mejor de sí y utilizando sus fortalezas, el proyecto experimentará un tremendo éxito.
2. Aproveche las herramientas de gestión de proyectos
La tecnología ha sido un encanto para la mayoría de los gerentes de proyectos, con el software de gestión de proyectos en línea siendo la mejor opción. Por lo general, el software sirve como un gran almacén para toda la información crítica del proyecto. Desde documentos hasta archivos, retroalimentación para compartir archivos, colaboración fluida y comunicación efectiva: el software de gestión de proyectos sirve como una plataforma centralizada no solo para el gerente del proyecto sino para todos los demás miembros del equipo.
3. Perfeccione sus habilidades con la capacitación en gestión de proyectos
Si bien es posible que tenga el equilibrio correcto de habilidades blandas, la verdad es que la gestión eficaz de proyectos también requerirá un montón de habilidades técnicas, la mayoría de las cuales obtendrá de las diversas certificaciones de PM. Además, muchas personas suponen que la capacitación en gestión de proyectos es para gerentes de proyectos nuevos / junior, lo que ciertamente no es el caso. Existen numerosos cursos de gestión de proyectos disponibles, desde principiantes hasta cursos más avanzados, que pueden mejorar sus habilidades para una gestión de proyectos efectiva.
Con la capacitación en gestión de proyectos, también puede llenar cualquier brecha de habilidades que pueda estar experimentando o actualizar algunas de las metodologías y principios clave de gestión de proyectos que aprendió hace algunos años. En la mayoría de los casos, la certificación de gestión de proyectos a menudo se asocia con un alto rendimiento.
4. La comunicación es clave
Además de ser un rasgo de liderazgo importante que debe poseer, la comunicación también es esencial en la gestión eficaz de proyectos. Para ejecutar sus proyectos sin problemas, debe llevarse a cabo una comunicación consistente y efectiva entre las partes interesadas relevantes y los clientes. Además, los nuevos cambios deben transmitirse a los miembros del equipo para evitar "ataques sorpresa". Como gerente de proyecto, el mayor paso que puede tomar para una gestión eficaz del proyecto es asegurarse de que todas las líneas de comunicación entre los miembros de su equipo y usted estén siempre abiertas para que cualquier persona puede acudir a usted con cualquier pregunta o duda.
La comunicación ineficaz podría provocar el fracaso del proyecto. Como resultado, asegúrese de que todos tengan la información necesaria para tomar buenas decisiones e impulsar el proyecto. Los informes de estado del proyecto también son excelentes para mantener a todos informados y actualizarlos sobre todos los nuevos desarrollos del proyecto.
5. Aprenda de otros gerentes de proyectos
La gestión eficaz del proyecto no se trata de depender de un solo conjunto de habilidades. Un paso importante que puede dar para ser eficaz en su rol es tomar la gestión de proyectos como una experiencia de aprendizaje al estudiar a los gerentes de proyectos más experimentados, así como los diferentes enfoques y técnicas que utilizan. También puede buscar desarrollo profesional en diferentes redes de gerentes de proyecto para aprender cómo otros gerentes de proyecto están administrando efectivamente sus equipos, proyectos, presupuestos y tiempo. Se sorprenderá de cuánto puede aprender al comparar notas con otros gerentes de proyecto, incluidos aquellos que operan en una industria que es completamente diferente a la suya.
6. Siempre establezca entregables
Después de delinear los objetivos de su proyecto, se deben establecer métricas específicas para realizar un seguimiento de su progreso. En la gestión de proyectos, estas métricas se conocen como entregables y podrían alinearse con el objetivo o ser un hito tangible para lograr un objetivo. Para ser un gerente de proyecto efectivo, siempre debe liquidar estos entregables por adelantado, particularmente cuando tenga más variables a considerar. Un gerente de proyecto debe obtener tanto acuerdo como pueda por adelantado con respecto a cuáles deben ser los entregables y cuándo estarán completos.
7. Evaluar el desempeño del proyecto
Una vez que se logra el objetivo, es fácil omitir el paso final y más crucial para ser un gerente de proyecto efectivo; evaluar el desempeño del proyecto. Si está buscando una oportunidad para mejorar en el futuro, la evaluación es vital. Esto podría desglosarse en dos etapas; cómo resultó el proyecto y una revisión de los entregables. Estas evaluaciones son útiles no solo para un gerente de proyecto sino también para el cliente, especialmente si asumirán algo similar en el futuro.
Hay muchas formas de convertirse en un gerente de proyecto efectivo. Incorporar estos siete consejos en su vida y traducirlos a su carrera de gestión de proyectos se traducirá en grandes beneficios en el producto final, más respeto por parte de los miembros de su equipo y una gran aventura hacia el éxito de la gestión de proyectos.
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